文/李建聰河北港口集團物資供應中心
河北港口集團集中采購現存問題
集中采購機構和人員專業性不足。盡管河北港口集團已設立專門的集中采購機構，并制定了一系列集中采購制度及流程，但集中采購工作本身是一項復雜而龐大的系統工程，它要求與眾多部門及供應商緊密協作，以及對采購數據的精準評估，這項工作需要高度的專業素養和能力。然而，由于河北港口集團集采中心成立時間不長，各項資源配置尚未完全到位，相關人員對于集中采購管理制度的掌握及應用還未達到精細化管理的要求。同時，專業技術支持的缺乏也影響了供應鏈管理的工作質量。
集中采購管理未形成有效管理閉環，缺乏采購績效評價機制。采購績效評價體系缺失，具體體現在未建立規范的管理成本考核指標和采購績效考核指標。管理體系必須形成閉環，才能推動管理水平的持續提升。然而，河北港口集團的集中采購管理體系，從采購需求計劃到驗收結算，整個鏈條過長且缺乏對全程的監督。同時，未對各環節及整個集中采購過程的效能進行績效考核與評價，導致管理體系未形成閉環，這種情況很難提升采購管理的水平和整體效率。
集中采購需求計劃質量有待提高。采購需求計劃是采購的首要環節，其準確性和及時性對采購質量和成本至關重要。然而，河北港口集團的集中采購需求計劃質量有待提高。部分基層單位對物資需求計劃的及時申報重視不足，且申報過程中未充分考慮生產實際和采購時間需求。此外，有些采購計劃質量不達標，未遵循集團集采中心的管理要求，導致計劃的及時性、規范性和完整性需要改進。
信息溝通不通暢，影響集團內外部資源整合。河北港口集團實施集中采購尚處于初級階段，部門間信息溝通存在障礙，缺乏信息整合與共享，這降低了采購效率。
戰略采購和框架協議采購占比低，優質供應商培育不足。河北港口集團成立集采中心旨在提升供應鏈管理，培育長期穩定的優質供應商，并與之形成戰略合作伙伴關系，實現共贏。但是，目前戰略采購和框架協議采購占比較低，對優質供應商的培育不夠重視，未將集團戰略目標融入采購實踐，缺乏與供應商共同發展的理念，也未制定有效的優質供應商選擇和培育計劃。
集中采購的實施效果
自2023年4月實施集中采購以來，河北港口集團結合科技創新與管理創新不斷推動技術更新，升級物資管理系統，推廣物資采購平臺。集團構建了“平臺+商城”的采購模式，吸引了51家集團內平臺用戶。與京東、震坤行等行業頭部電商合作，整合了近650家供應商，覆蓋港口生產所需的專業品牌和物資，平臺供應額達10億元，創歷史新高。
集團開發了手機APP(應用程序)和小程序，打造了“管理智慧、決策智能、集成高效、協同共享、陽光透明”的供應鏈體系，實現了港口采購的全面智能化。2023年6月1日，首個集采項目“辦公用品電商采購”正式實施，為京唐港區、曹妃甸港區的36家單位提供了“京東慧采”服務。全年各港區通過電商平臺采購了1.98萬項辦公用品，總計1536萬元，節約了91萬元，節資率達5.9%，實現了集采物資占比的零突破。
集團還推動了運輸帶集采項目的實施，與分散采購相比，集采價格平均降低了8.9%，節省了約600萬元的采購成本，同時確保了戰略物資的質量、價格和供應穩定性。此外，河北港口集團還以“統一標識、深化融合”為目標，全面做好集團工裝采購，預計節省350萬元。以低于官網指導價25%的價格引入17個華為辦公設備、53項海爾產品，優化推品和選品的全場景管理。
集團還全面革新了小件勞保采購模式，優選9個“京東錦禮”產品包，通過“集中定價、個性化揀選、配送到家”，提升了客戶滿意度，專屬電商采購較京東個人端降本26.2%，節省了22萬元。集團同時推動了鋼絲繩、軸承供應鏈的升級，通過科學制定集采方案，采用“競爭性談判+廠家直采”方式，確保了產品質量和供應安全，進一步降低了采購成本。
集中采購效率提升策略
完善集中采購制度，夯實集中采購基礎。要加強政策宣傳和制度學習，組織物資管理人員集中研討、學習制度文件，以制度為準繩，規范工作流程，確保集采工作有序進行。
加強供應商管理。針對不同的采購需求，需綜合考慮供應質量、價格、信譽及供貨及時性等要素。依據供應商考核成果進行分類與評級，并據此組織相應物資的集中采購。
構建科學的供應鏈管理體系。該系統應包括供應商信息管理、采購計劃制定、訂單處理及庫存管理等多個環節，以實現對整個采購流程的全面掌控和有效監管。
持續推進采購管理信息化。集中采購必須依賴信息化系統的支持，因此，要加強采購信息化建設，實現采購數據的共享，從而提高采購決策的準確性和科學性。集采平臺涉及模塊化管理、標準化管理以及集中采購管理等多個方面，這需要一個強大的管理系統軟件來提供支撐。該軟件應具備規范性、應用性和易用性等特點，同時需要配備專業人員對集采平臺進行運行和維護，確保其操作性。
提升集中采購人才專業水平與績效管理。集中采購人員不僅需要掌握傳統采購知識，更需要樹立現代化采購理念，理解并運用集中采購、成本控制、商務談判、庫存及供應商管理等概念，并能夠從集團角度出發開展采購工作。此外，應加強對集中采購專業人才的培養。不僅要對集中采購管理人員進行系統培訓，以提升他們對集團公司集中采購相關制度、流程及職責的理解，熟練掌握崗位技能，同時，還要通過專業培訓，增強采購人員在集中采購各環節的專業知識，提升他們對物資數量、成本、技術要求、交貨時間等信息的分析能力。
創新庫存管理。集團一方面通過深入分析，整合各區域采購需求，構建了一個統一的內部庫存管理系統，同時在外部與同類企業建立了物資信息共享和倉儲調度網絡。此舉旨在通過集團內外的統一調撥和聯合采購，激活庫存資源，優化庫存結構，從而減少庫存及采購成本，提高采購效率。另一方面，集團正在研究并實施供應商管理庫存的采購模式，以補充集中采購。通過篩選適宜的物資，集團計劃采用JIT(準時制生產)供應模式，將庫存管理責任轉移給供應商，這樣既能降低采購和物流成本，還能確保供應的及時性和可靠性。
集中采購作為提升企業成本效益和采購管理水平的有效途徑，對增強企業核心競爭力提至關重要。企業必須充分認識到其重要性，并據此優化集采管理架構。河北港口集團秉承“全面承接、全面覆蓋、一貫到底、剛性執行”的管理理念，對現有制度進行徹底梳理，確保信息化系統全面滲透至各個環節。該集團專注于物流運輸核心業務，以“全品類集采、前置式商城、全流程風控”為核心，旨在“提高議價能力、提高響應速度、降低采購成本、減少存貨資金占用”。通過這些措施，河北港口集團致力于構建一個集約化、高效的物資采購新模式，以促進協同效應的增長和效益的持續提升。
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